最好不用铁皮柜。4、对库存的照片档案，要一年检查一次。
f附件四、光盘档案管理细则
一、光盘的整理：1、光盘档案的管理由信息管理员具体负责。2、正确标注每份预归文件的日期、流水号、文号、标题、分类、主题词、密级、页数、扫描文件路径、文件名等内容并完成数据库的录入和图像扫描工作。见附件五3、每年3月底前检查和清理上一年的预归文件，完成计算机自动归档、立卷工作，也可自行调整立卷。4、自动生成案卷数据库，填写数据库内容，包括编写卷名和填制案卷有关内容并打印出案卷封皮、卷内目录和全引目录，系统提供各种报表。5、按计算机分配的卷号贴制卷皮，按计算机分配的卷内顺序号往卷内插放文件，在案卷首附卷内文件目录。6、归档后，刻制光盘并填好备份光盘的备考文件二、光盘的管理和保护：档案建立初期先保存在硬盘上，便于检查调整和使用，一旦形成规模，检查无误，就应将数据库和图像文件一并刻到光盘上加以保存。光盘上的档案文件不得改动。光盘的使用维护必须遵循以下规则：1、光盘说明：录制完的光盘应制作相应的盘片标签，内容按规定填写齐全、清楚，贴放在盘片盒正面，（见附件九）。2、光盘检测：录制完后，应进行外观与载体内容的质量检测，确认无污染、划痕、病毒，保证内容完整。3、光盘保管：存有档案的光盘要一式两份，一份供查阅，一份封存保管，两份分开保管。4、光盘保护：录制好的光盘要存放在洁净、安全、避光、防潮防磁的地方，严禁用手摸擦表面，严禁摔、碰、折、划和挤压光盘。5、数据检查：每年进行质量检查，及时修补、及时复制。三、光盘档案的密级划分和权限管理：光盘的密级按光盘中文书档案的最高密级确定。具体划分同文书档案密级划分。行政部秘书按公司的保密规定事先设置权限管理密码，确保存有档案信息的光盘内容不被非法调用、删除、修改、打印和拷贝。权限设定按光盘内所存最高密级档案确定。
f附件五、光盘标签
光盘名称全宗代号起止年代文件份数保管期限制作时间单位法人代表光盘编号扫描人操作系统硬件环境光刻机型号软件环境图像处理软件图像存储格式说明
全宗名称盘片型号起止卷号密级制作单位保管单位光盘名称检查人图像格式扫描仪型号光盘片型号汉字系统版本号数据库系统
f附表一、计划工作资料单
上报部门部门经理签字工作种类计划预计上报材料
时间行政部主任签字
上报人：
f附表二、查（借）阅文件资料申请单
申请部门文件名称1234
用途
部门领导r