档案管理办法第一章总则
第一条为了做好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》
和《陕西省物业管理条例》、《西安市物业管理条例》的规定特制定本办法。
第二条物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的
文件材料，按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用
的原则，经过分类、组合起来的案卷。
第三条为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物
业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移
交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。
第二章项目档案的分类与归档
第四条物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修
养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿
化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。
第五条物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整
理立卷5月底前向档案室移交归档。
第六条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为
“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级
类目下设置若干个三级类目，如下表：
二级类目名称代号
三级类目
名称
代号
归档内容
分类号
小区规划详图、竣工总平面图、单体
基础管理1类
建筑类设备类
建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、
1
1011
绿化平面图、附属配套设施、地下管
网工程竣工图等基础管理文件材料
公用设备使用说明书、质量验收文
2
1012
件、合格证、年检报告及维修期限等
1
f入住单、业主公约、钥匙发放单及有
业主档案
关协议、基本情况登记表、房屋交接
3
1013
手续、物业确认书、协议书及相关介
绍信存根等
房屋管理与维修养护
巡查记录、报修与维修记录、回访记1录等有关房屋管理与维修养护及维1021
修基金使用情况等文件材料
共用设施设备管理
共用设施设备管理规定、维护与保养2记录、日常运行状态检查记录、停水1022
停电及各类事故处理记录等
公共秩序维
巡逻值班记录、应急处理预案、防范
护、消防、车3措施及有关管理规定、收费标准、车1023
辆管理
辆管理资料等
环境卫生管理
环卫工作制度、环卫设备登记、日常
4
1024
卫生检查记录等
业务管理2
绿化管理
绿化设备登记、绿化巡查养护记录、
5
1025
绿化施工文件等
类
社区文化管
社区文化活动计划与实施r