与土建施工单位之间的碰头会和协调会上收集变更索赔信息。3）监理或设代在现场召开的临时会议，由我方编制的会议纪要必须取得监理或设代的签字认可，或者要求监理、设代以其他书面形式予以确认。4）做好与设计、监理的一般会谈或谈话的单方面记录并事后让其确认。195工程进度与施工计划
妥善保存监理审批或施工集团各种施工计划和调整修订计划资料。任何工期延误或干扰施工计划执行的索赔过程中都离不开施工程计划。行政办公室应保存一份完整、连续的施工计划存档备查。施工科、管理科要注意非我方原因造成的工期延误或施工干扰事件发生后业主对待工期的态度，如工期不允许顺延就应立即编制赶工计划和计算赶工费用并及时上报。196工程照片
工程照片是特定时间特定工程部位施工状况最清楚和直观的证据。当预测变更索赔事件即将发生或已发生时，分局配备照相机科室应积极深入施工现场为变更索赔工作提供充足的、能说明事件真相的施工照片。各科室拍摄的工程照片要建立档案，分类整理，交分局管理科统一保管。197工程报告和施工图纸
工程报告包括工程检查报告、施工措施（或方案）报告、进度报告、特别事件报告等，是关于工程施工情况的文字依据。
工程图纸包括招标图纸、设计图纸、施工图纸、以及相应的图纸修改、设计变更通知等。所有工程报告和施工图纸由施工技术科统一建档，妥善保管（特别要注意临建工程的报告和图纸的保存）。分局内部单位需借阅工程报告和施工图纸时要按程序办理借阅手续。借阅完毕后要及时归还。第五章变更索赔签证工作责任划分第二十条：基岩面、工作面交面
f201其他承包人向分局移交工作面时，调度室为联系人，通知分局质检科、施工科、管理科派员参加，会同监理工程师和交面承包人在现场交接，质检科负责办理交接手续。对交面遗留工程量由管理科负责在交面现场办理签认（签认时注意基岩面终验前的清基面积、石渣清理量及其他遗留工作量）。202分局向其他承包人移交工作面时，同201条所述。
203在工作面移交后所发生的地质缺陷处理、松动岩石清撬、光面处理、锚杆增设和属前承包商施工遗留工作（如锚垫板安装、高强锚杆接长、锚杆切除等）由公司（队）负责工程量的统计、整理，质检科负责签认（岩石撬挖量签认时要注意充分利用地质缺陷处理概念来得到的签认）。
204工作面移交后因其他承包商遗留工作需再次被占用时，施工科要及时办理暂停施工签认，调度室和受影响单位要做好记录并配合管理科对人员和机械设r