、价值大体相同的城建文件材料组合而成的一种档案保管单位。就一个建设项目或一个科研课题的全部城建文件材料可以组成一个案卷也可根据材料的多少分别组成若干个案卷。组织案卷应符合下列要求
1、案卷必须是有内在联系的城建文件组成最大限度内保持卷内城建文件材料的完整、准确、系统性。
2、案卷最好是保存价值相同的文件材料少量保存价值不同的文件材料要以方便利用出发不要强行分开在鉴定保存价值时保存价值小的服从保存价值大的。
3、绝密的文件材料如有可能单独组成案卷少量密级不同的文件材料要从方便利用出发不要强行分开确定密级时密级低的服从密级高的。
4、案卷内城建文件材料有一个相对的数量界线凡是组成案卷必须便于保管方便查找利用力求整齐划一、美观。经过长期实践和研究案卷厚度以100150张基本图幅厚度或3cm左右为宜不要超过4cm。
2、组织案卷的主要方法城建文件材料之间的联系是多方面的因此组织案卷的方法也是多种多样的通常的方法有
1、按单位工程组织案卷。即一个小型单位工程形成的城建文件材料不多时可组成一个案卷。在群体大型建设项目中也应按单位工程子项组织案卷如一个单位工程城建文件材料较多时可按其“有机联系”分成数卷但一个单位工程的城建文件材料不能与另一个单位工程的城建文件材料混合组卷。
2、按专业组织案卷。即按照城建文件材料所涉及的专业分别组织案卷。如一个大型单位工程形成的图纸很多可按其专业分别组成建筑、结构、暖卫、和燃气、电气、通风与空调、电梯、工艺等案卷。
3、按问题性质组织案卷。即按照城建文件材料反映的不同性质的问题分别组织案卷。如一个大型综合建设项目可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷竣工图可按单位工程、专业等组卷竣工验收文件按单位工程、专业等组
f卷。
4、按地域或图幅单位名称组织案卷。这一方法在城市建设管理中应用广泛。如城市规划管理中的建设用地、测绘勘察管理等多采用行政区划或地形图幅进行城建文件材料的组卷。
5、其它还有按名称、时间、作者等特征分别组织案卷。
总之城建文件材料种类繁多类型和载体复杂在具体运用时可根据城建文件材料的具体情况选用既能保持城建文件材料的有机联系又便于城建档案管理和使用r