要求和规定。档案部门如能及时协助与指导就可达到整理的最佳效果确保城建档案的质量。但是由于部分城建单位尚未把城建档案工作纳入技术工作程序这两步工作由城建档案馆室一家承担了。这在正常情况下是不应该的。在建馆初期由于城建单位业务不熟、人员不够承担部分初期整理工作是可以理解的但从长远考虑这两步工作应当分开这样才有利于保证城建档案的质量。
三、城建档案整理的原则
城建档案的整理应依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》GBT1182289、《建设工程文件归档整理规范》GBT503282001及《城市建设档案案卷质量规定》建办1995697号等规范或文件的规定进行。城建档案整理工作的基本原则是遵循城建档案的自然形成规律和保持城建档案材料之间的有机联系分门别类便于安全保管和提供利用。
1、第一步整理工作必须由城建档案文件材料形成单位来做。因为城建档案是城市规划、建
f设及其管理活动中形成的城市建设专业很多各专业既有其本身的客观运动规律和科学程序也有直接形成者根据客观实际的发展和创造真正掌握这个“自然形成”和“有机联系”的只有直接形成者。因此由城建文件材料的直接形成者承担第一个过程才是科学的。也就是说工程准备阶段文件和竣工验收文件由建设单位收集整理监理文件由监理单位收集整理、施工文件由施工单位收集整理。
2、第二步整理应由城建档案馆室来做。这就要求档案工作人员学习档案管理理论和掌握城市建设各专业的活动规律和程序。首先要对城建档案形成单位进行监督、检查、指导。其次要拟订科学的分类方案和一系列的编目形式。通过再整理即第二个整理过程达到安全保管和方便利用。任何人为地、主观地拆散这种自然规律都是违背科学、脱离实际的。
3、整理工作要有利于安全保管和方便利用。安全保管和方便利用是整理工作达到的最终目的。在整理过程中要根据各类城建档案不同载体的特点从有利于安全保管和方便利用出发把需要不同保管条件的城建档案分别加工整理、专门保管而不能绝对地为联系而组合在一起。
一套城建档案在整理、编目时应在保持联系的前提下对其中的蓝图、底片、胶片、照片、模型等另编保管号分别专门保管对不同密级秘密、机密、绝密分别组卷对机密以上案卷要专人专库保管保证安全避免发生泄密整理工作的目的是为了方便提供利用所以不能“为联系而联系”有利于安全保管和方便利用才是整理工作的最终要求。
四、城建档案案卷的排列
1、组成城建档案的案卷是由一组具有有机联系r