城建档案管理工作
一、城建档案整理工作的意义
城建档案是指在城市规划、建设、及其管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是城市规划、建设及其管理的真实记录是城市建设和发展的重要依据。城建档案工作包括收集、整理、鉴定、统计、保管利用等六项工作环节每个环节在技术档案工作中有着不同的地位与作用城建档案整理工作是城建档案工作的基础。
1、城建档案整理工作是城建档案业务建设的中心环节城建档案六项工作环节中收集是城建档案工作的起点利用是目的即通过利用工作充分发挥城建档案的作用。要想使城建档案便于利用必须对收集来的城建档案进行科学的整理正确的鉴定确切的统计妥善的保管在城建档案工作的业务建设中整理是中心环节是进行鉴定、统计、保管等工作的基础。
2、整理工作是城建档案能够发挥作用的前提条件提供城建档案为规划、建设、管理服务是城建档案工作的目的。从城建档案业务本身来说整理工作是城建档案能够发挥作用的前提。因为城建档案是我们为生产建设和科学研究工作服务的物质条件我们的任务就是通过各种方式提供城建档案为利用者服务。城建档案的好、坏科学、不科学将直接影响提供利用。
二、城建档案整理工作的内容
城建档案整理工作一般经过两个过程即归档前城建文件材料的整理和归档后城建档案的整理工作。从理论上和认识上应该明确两者既有密切联系又有互相区别具体的工作内容各不相同。
1、归档前的整理工作。即城建文件材料的形成者尚未向城建档案馆室移交之前所进行的整理工作其主要内容和任务包括
1、对城建文件材料进行鉴别。其内容包括对城建文件材料完整性的鉴别准确性的鉴别、属性的鉴别区分城建专业文件材料、城建政务文件、城建资料、保存价值和保管期限的鉴别等。
2、将城建文件材料组成保管单位。保管单位也称案卷案卷是由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。其形式有卷、册、袋、盒。组成的保管单位应是一组具有有机联系的、有一定数量界限的、保存价值和秘密等级基本相同的城建文件材料。
3、对保管单位进行编目。其内容包括编张页号、填写案卷卷内目录、填写案卷审核备考表、填写案卷封面等。
2、归档后城建档案的整理工作。即城建档案移交到城建档案馆室之后的整理工作。其主要内容包括对城建档案的保管单位进行检查、分类、编制档号和登记著录目录卡片等。以上两个过程符合城建文件材料及城建档案的自然形成规律也符合国家现行的有关r