统筹会议安排的原则为小会服从大会局部服从整体临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为矿业公司及以上会议、民主生活会、董事长总经理办公会、公司领导工作例会、公司月度例会、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。
第六条会议准备
一、会议通知遵照以下规定
f1、由会议主办部门按计划直接通知参会人员。
2、会议通知期一般应提前一天以上通知对象为与会人和会务服务提供部门综合办公室。
3、会议一般以电话、微信工作群、即时消息系统AM的形式通知。若需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议应以会议通知单进行书面通知。
二、会议的其它准备工作遵照以下规定
1、会议主办部门应提前准备好会议资料如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等落实并布置会场准备好会议所需的各种设施、用品等。
2、原则上组织召开矿业公司及以上级别的会议会务服务统一归口综合办公室负责确因专业对口限制需要由归口单位负责的归口单位应向综合办公室报备。
3、各部门召开会议需用公司会议室的应向综合办公室收发室提前申请由综合办公室收发室统筹安排。
第七条会议组织
一、会议组织遵照“谁主办谁组织”的原则
二、会议主持人须遵守以下规定
1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场检查会务落实情况做好会前准备。
f2、主持人一般应于会议开始后将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明。
3、会议进行中主持人应根据会议进行中的实际情况对议程进行适时、必要的控制并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言以确保议程顺利推进及会议效率。
4、属讨论、决策性议题的会议主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述适时提交与会人表明意见对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。
三、参会人员须遵守以下规定
1、应准时到会并在《会议签到表》上签到
2、会议发言应言简意赅紧扣议题
3、遵循会议主持人对议程控制的要求
4、属工作部署性质的会议原则上不在会上进行讨论性发言
5、遵守会议纪律与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处原则上不允许接听电话如须接听请离开会场
f6、做好本人的会议纪录。
四、会议记录
一公司各类会议均应进行会议记录。
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