代码，见《TGGL006文件格式与编码管理规定》。表格的版本采用V10，V11……，V20，V21……的方式。如：CRPD0101：01号程序文件的第一个表格；HBCGCR001：汇邦公司采购部的001号表格。53记录的标识、收集、编目和归档531当一种记录在使用场所已经放满或到了适当时机时，它们应装订成册，并在封面或文件夹侧面清晰地标明记录名称、使用部门和记录的时间等标识，然后作妥善保存。532各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，便于查阅。
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f533各部门应根据记录数量的多少至少应每三个月对记录整理一次，至少每半年应对整理收集好的记录进行装订，并按记录的内容分类编目存放。每年应对记录进行一次总的归档，在保存记录的盛载物的明显位置标明记录名称、部门和年份。54记录的贮存、保管和处理541一般情况下，与管理体系有关的记录应有效保存3年；生产运行和检验的记录应有效保存3年；获得澳洲STANDARDSMARKWATERMARK认证的产品的批放行检测报告及批放行记录应有效保存至少10年；公司人事档案资格证书应长期保存。详见《记录管理一览表》。542人力资源部文控员负责编写的《记录管理一览表》应包括记录名称、编号、版本、保存期、使用部门和归口部门等内容，按部门交由其负责人审批。同时人力资源部文控员应汇集备案记录的空白表格。543各部门按照《记录管理一览表》的期限要求妥善保存记录，对于保存期超过两年的记录经人力资源部同意后，可由人力资源部集中保存，但需标识清楚所属的部门、记录名称和年份。544记录应保存在安全、干燥的地方，两年内的记录应便于检索。注意做好防火、防虫蛀和防湿防潮等工作；对保存于电子介质中的记录还要做好防压、防磁、防晒等措施，并及时备份，防止贮存内容丢失。545各部门保存在电脑内的文件以及记录，应根据部门的实际情况制定相关的管理制度，定期进行备份，并做好备份的储存。546记录即使在超出保存期限后也不能随意销毁，过期的记录须经所属部门的负责人核实并经管理者代表批准后方能处理。记录的销毁应作相应的记录。55记录的查阅和借阅551经记录的归口部门及保管部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录；如需要借阅，则需由保管部门进行登记，并限期归还。552如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅。56记录样式的批准、更改及发放561记录的样式由与该记录相关的文件批准人批准，采取背面签名的r