510外来文件的管理与产品和质量有关的由品管、工程技术、开发等部门,收集与产品、技术方法、检验有关的标准和方法,列入《外来文件一览表》中进行控制,应识别这些外来文件的最新版本,确保外来文件是适用的。511部门受控文件的管理5111建立受控文件档案夹外部标识;5112建立受控文件档案夹内部索引及文件清单;5112发至各部门受控文件均有部门代码印记,各部门自行保管,不得混乱;5113如因需要暂借阅某种体系文件,应到相关部门办理借阅及归还手续。5114人力资源部应不定期检查各部门是否按要求将文件归档管理。5115所有受控文件应妥善保存,保持清晰,易于识别,不得在文件上任意涂改或加注记号。6相关文件:61TGGL006《文件格式与编码管理规定》7使用表单:71CRPD0101《受控文件清单》72CRPD0102《文件分发回收记录表》73CRPD0103《文件需求申请单》74CRPD0104《文件借阅表》75CRPD0105《文件报失表》76CRPD0106《外来文件一览表》
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f文件印章:1受控文件(红色)
2文件正本(红色)3参考文件(蓝色)4作废(红色)5外来文件(红色)
受控文件
分发编号发放日期
文件正本
参考文件
作废
外来文件
文件编号收文日期
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f记录控制程序
1目的:本程序规定了记录的标识、收集、编目、借阅、归档、贮存、防护和处理的基本要求,使记录及时妥善保存,为管理体系运行的有效性提供证据。2适用范围:适用于本公司与管理体系与管理活动有关的记录。3定义:无。4职责:41人力资源部负责统一管理和审定记录的标识和格式。负责编制《记录管理一览表》,备案各类记录的空白表格样本。42各相关部门负责记录的填写、收集、编目、归档、存贮、防护和处理。5作业内容:51一般要求511记录应保持清晰,字迹清楚,记录应编号,易于识别和检索。512记录的格式和内容应根据相关程序文件的要求。513记录必须有记录人签名,每份记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。514记录不得随意修改、涂抹;如发现记录内容填写有误,应用划改的方式进行更正,并在更改位置附近签名,注上更正日期。52记录的编号方法:521程序文件中产生的表格编号方法为:CRPDYYXX;522其他文件引出或部门自定的记录,均按部门进行编号,编号方法为:HBZZCRXXX;YY表示程序文件序号,序号由01开始,目前公司受控的程序有45个;XX或XXX表示该程序中或该部门中记录的顺序号,从01至99或从001至999;ZZ表示部门r