510外来文件的管理与产品和质量有关的由品管、工程技术、开发等部门，收集与产品、技术方法、检验有关的标准和方法，列入《外来文件一览表》中进行控制，应识别这些外来文件的最新版本，确保外来文件是适用的。511部门受控文件的管理5111建立受控文件档案夹外部标识；5112建立受控文件档案夹内部索引及文件清单；5112发至各部门受控文件均有部门代码印记，各部门自行保管，不得混乱；5113如因需要暂借阅某种体系文件，应到相关部门办理借阅及归还手续。5114人力资源部应不定期检查各部门是否按要求将文件归档管理。5115所有受控文件应妥善保存，保持清晰，易于识别，不得在文件上任意涂改或加注记号。6相关文件：61TGGL006《文件格式与编码管理规定》7使用表单：71CRPD0101《受控文件清单》72CRPD0102《文件分发回收记录表》73CRPD0103《文件需求申请单》74CRPD0104《文件借阅表》75CRPD0105《文件报失表》76CRPD0106《外来文件一览表》
第4页共89页
f文件印章：1受控文件（红色）
2文件正本（红色）3参考文件（蓝色）4作废（红色）5外来文件（红色）
受控文件
分发编号发放日期
文件正本
参考文件
作废
外来文件
文件编号收文日期
第5页共89页
f记录控制程序
1目的：本程序规定了记录的标识、收集、编目、借阅、归档、贮存、防护和处理的基本要求，使记录及时妥善保存，为管理体系运行的有效性提供证据。2适用范围：适用于本公司与管理体系与管理活动有关的记录。3定义：无。4职责：41人力资源部负责统一管理和审定记录的标识和格式。负责编制《记录管理一览表》，备案各类记录的空白表格样本。42各相关部门负责记录的填写、收集、编目、归档、存贮、防护和处理。5作业内容：51一般要求511记录应保持清晰，字迹清楚，记录应编号，易于识别和检索。512记录的格式和内容应根据相关程序文件的要求。513记录必须有记录人签名，每份记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。514记录不得随意修改、涂抹；如发现记录内容填写有误，应用划改的方式进行更正，并在更改位置附近签名，注上更正日期。52记录的编号方法：521程序文件中产生的表格编号方法为：CRPDYYXX；522其他文件引出或部门自定的记录，均按部门进行编号，编号方法为：HBZZCRXXX；YY表示程序文件序号，序号由01开始，目前公司受控的程序有45个；XX或XXX表示该程序中或该部门中记录的顺序号，从01至99或从001至999；ZZ表示部门r