按53的要求进行发放。发行修订后的文件时应收回旧版，回收情况须一并记录于《文件分发回收记录表》中。55文件归档551人力资源部归档管理所有管理体系正本文件并依文件的类型分类归档及建立各类文件清单，这些清单作为知识清单的一部分。552当文件完成修订后，人力资源部应及时更新文件清单以显示最新版本状态。553使用部门负责整理归档部门所属受控文件，并编制文件清单，确保文件版本最新。56文件的作废与处理561更新版本回收的旧版文件或失效的文件，由人力资源部文控员统一收回后销毁或存档；562当需要将已作废的文件作为记录存档时，由文控员在正本作废文件的正面盖上红色的“作废”印章后存档，作废文件存档也要建立清单。57文件借阅571所有人员可借阅正本文件；借阅时必须由人力资源部文控员记录在《文件借阅表》上，并在规定的时间内归还。572新发到部门的文件，由部门文件管理员通知相关人员阅读或取用。并在《文件借阅表》上进行登记。58文件遗失与补发文件使用部门遗失受控文件时，相关人员必须填写《文件报失表》，经部门负责人与管理者代表审批后，人力资源部才可补发新文件。如在报失后又找回该文件时，必须交给人力资源部销毁。59电子文件591外来电子文件：是由相关部门负责人与客户或供应商直接联系取得的直接用于生产或与生产间接相关的资料图面或联络单，由相关人员自行负责本电脑上的管理活动，如有需要让
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f其它部门知道和保存的，需列入人力资源部进行受控，由相关责任人打印一份交于人力资源部，由人力资源部进行发放，具体作业内容按照本程序53执行。592内部电子文件：是由各职能部门发出的直接用于生产或服务的，如：技术部绘制的产品图纸、BOM清单、产品开发计划，技术部绘制的版辊图纸及各相关部门的文件资料及相关内部联络单等。其电脑管理工作由各相关部门负责人负责保管，如需受控的由相关部门责任人打印一份，且经相关部门负责人签字核准后，交予人力资源部负责发行，具体作业按照531执行。593电子文件的管理：由各部门负责保管，但对于模具图纸及产品图纸，由其部门负责人将其转交人力资源部进行管制；若相关图纸或资料有修改需升版时，由其负责人修改后打印一份经相关负责人核准后，交人力资源部受控，同时人力资源部将其旧版资料交予负责人进行修改。始终保持电脑资料、文本资料为最新版本且一致。由人力资源部进行监督此工作，其目的是为了防止文件资料失效。r