件修订前已发行使用的文件和记录，沿用原来的编号。一旦需要修订和更新，启用新编号规则进行编号。52文件和资料的编制与审批
521文件编制人员在编制文件前，必须先向人力资源部申请统一的文件编号，并根据本程序
要求的格式编制文件。
522完成编制后，编制人员应确定分发范围，并在文件封面页中的分发部门前打“√”。分
发部门确定后，由文件编制人员交人力资源部审查格式（例如：文件形式、字体）；如格式审
查不合格，由人力资源部修改格式。
523格式审查合格后，由人力资源部依文件的类型，送下列人员审批：
文件类别
编制
审核
质量手册
管理者代表

审批总经理
程序文件
责任部门负责人
管理者代表
总经理
作业指导类
生产、技术、品质类责任部门指定人员责任部门负责人
以上三类以外文件责任部门负责人
管理者代表
管理者代表总经理
质量记录
责任部门指定人员

责任部门负责人
外来文件
发文部门

责任部门负责人
524不被审批的文件，由人力资源部退原编制人员修改；修改后的文件必须依原审批程序重
新送审。
525完成审批的文件由人力资源部登录入《体系文件清单》。
53文件发行
531人力资源部文控员根据文件的分发范围和份数，复印文件，盖红色“受控文件”印章，
填写《文件分发回收记录表》，将文件分发到相关部门，由负责人签名确认；也可用电子档的
邮件形式发送给相关人员，但也要文件接收人在《文件分发回收记录表》上签字确认。
532各部门负责人或其指定人员接收和管理本部门受控文件。
533客户或其它人员需申请文件、图面或其它资料时，必须填写《文件需求申请单》经管理
者代表或相关负责人批准后，由人力资源部发行，如需受控，则更新分发范围，并依531
分发；如不受控，则由人力资源部文控员在其封面盖上蓝色“参考文件”印章。
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f534所有外来文件需直接用于生产或服务的，由文控员在其封面盖“外来文件”编号印章。并且编号后送审批，完成审批后，由人力资源部文控员按分发范围分发；（注：外来文件编号等资料由文控员手写于印章内）；535所有的受控文件各部门不得私自复印，不得将文件拆开使用。54文件修订541所有文件的修订均由原编写人员进行或本部门负责人修订，完成修订后的文件必须经原审批人批准后生效，特殊情况下改由他人修订或审批时，新的修订与审批人员应有权调阅该文件的所有历史资料。体系文件的修改内容，必须记录于文件的修改记录栏内。542文件修订后，r