失效文件销毁，如需保留以备日后参考，则必须标识并另外存放。782与体系相关的外来文件的控制和管理7821各部门负责本部门与质量管理体系相关的外来文件的收集和管理并建立外来文件清单。7822外来文件应妥善保管并便于取阅，如需使用，则应进行登记（文件发放表）。7822各部门应确定外来文件的有效性，及时更新并回收作废文件；需要保留的失效外来文件应加盖“作废文件”标识。783记录的保管及控制7831记录需在来源文件内容中提及并指明其使用。7832一般只在某一体系文件（记录来源文件）中提出并编号，相同的记录如在其他文件中出现，则不应将其纳入作为该文件的记录项，以免名称、编号和格式等在不同文件中的不一致和修改时的不方便7833各部门应按文件要求保持记录并建立部门记录清单。7834记录的内容应清晰完整且易于辨识和检索。7835各部门应根据文件要求的保存期进行分类保存，超出保存期的记录可以销毁，销毁记录需经部门部长批准。
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f文件和记录控制程序
文件编号SUP11GM
版本号C00生效日期2014320页码57
7836合同要求时，在商定期内，记录可提供给客户和第三方认证机构查阅，否则，记录原则上不允许提供给公司以外的单位或个人，特别需要时需由部门部长批准如需保留参考的记录必须做好标识。
8记录：
记录名称文件发放登记表文件更改申请单作废文件通知单记录编号F01SUP11GMF02SUP11GMF03SUP11GM归档地点GMGMGM保存期限533
9附件：
附件一：体系文件统一模板。
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