1目的
会议管理制度（试行稿）
编号：QMCGL1220130
为规范会议管理，明确会议流程，特对会议管理流程进
行重新梳理、明确，详见本制度。2适用范围
本制度适用于公司各类会议。3会议类别及要求
31经营管理类会议
会议类别一级例会
二级例会
三级例会
会议名称生产经营
例会总经理办公会议
主营业务部门例会
部门内部会议
组织部门
召开频次
必须参会部邀请参会
门人员
部门
总经办
工程中心设计院草业公司研发中心农业发展公司
各部门
1次2个月或2次3个月
至少1次月
至少2次月
总经理直管人员
相关部门
相关部门及种植基地相关部门及生产基地所属部门内
人员
根据会议内容邀请公司相关部门负责人参加，负责人如不能参会需安排其他人员代为参加。
32其他会议
一般包括股东大会、董事会、论坛、研讨类会议、客户
大会等。
4会议流程
f会议管理制度
根据会议
会
需求
议
组
织
方
参会人员
预订会议室1
起草会议通知
会务准备2
会议材料准备3
部门负责人审核
正式会议需提前2天
下发会议通知确下参会人员
会议材料准备3
审核提前1天
召开会议4
出具会议纪要5
追踪落实结果
汇报
传达会议精神6
落实会议内容
具体要求：
1、通过OA系统会议管理模块预定公司会议室，如需使用外部会议室，需会议组织方提前租用场地。2、会务准备：（1）经营管理类会议准备：会场桌椅摆放，饮品摆放，设备调试（投影仪、电脑、音响），根据实际情况确定是否摄像、摄影；需摆放桌签、水果及纸笔，相关物品的摆放参照《外事接待管理制度》具体摆放要求。
（2）其他会议准备：需根据实际情况成立会务组统筹负责会议组织工作。3、会议材料准备：（1）经营例会需准备会议议程、上次会议工作落实情况说明、会议注意事项等，其它会议依据具体情况确定；（2）材料制作要求：以PPT形式汇报，PPT母版需采用公司统一VI要求，汇报材料字体一般为黑体，最小字号需达到18号以上。4、会场服务：会议主持维护会场秩序、安排现场服务（倒水、茶歇）；5、会议纪要：（1）总经理参加的会议、跨部门会议，会议现场必须进行录音、记录、并出具会议纪要，会议纪要需报总经办备案；（2）会议纪要需在会后3个工作日内发布；6、会议精神传达：（1）公司级会议：为保证公司战略方向的统一，由总经办组织月度经营例会及总经理办公会议，故需参会人员在会后组织人员对会议精神进行传达；（2）为保证会议安排工作的有效开展，需安排专人进行追踪落实。
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