发挥管理体系策划的作用是提高管理体系有效性的突破口
一、管理体系策划工作的重要性和存在的问题1．管理体系策划工作的重要性管理科学的基本原理告诉我们，策划是管理工作的第一步，“凡事预则立，不预则废”，有了良好的策划，通过组织、领导和控制，才有可能取得良好的绩效。策划的重要性在于能够让我们首先明确应该做哪些“正确的事”，进而指导我们如何“正确地做事”。如何与组织实际的管理基础相结合，科学合理地进行管理体系策划是我们应首先做的“正确的事”。实际上，不管是否引入管理体系标准，任何组织客观上都存在着一个管理体系。这个客观存在的管理体系可能在某些方面不尽科学和规范，组织引入管理体系标准，就是要引入标准中先进的管理思想和管理理念，应用科学的方法，在原有管理体系的基础上，通过有效地策划促进其进一步的规范和完善。组织在进行贯标认证时，需要首先考虑并解决原有的管理体系与标准之间的关系，使之有机结合、协调一致。置原有的管理体系不顾，重新建立一套所谓的满足标准的“管理体系”文件，必然造成管理体系的形式化和“两层皮”。目前，我们仍习惯于事后把关处在管理体系有效性的“检验阶段”，难以将管理体系有效性工作纳入到正确的轨道上来。著名的质量管理大师戴明和田口玄一曾指出：产品质量首先是设计出来的，然后是生产出来的，但不是检验出来的。同理，提高管理体系的有效性，首先必须将工作重点转移到对管理体系的有效设计（策划）上来，从管理体系发展的现阶段而言，这显得尤为重要。2．管理体系策划工作的主要问题在以往十多年广大组织管理体系的建设中，如果问及管理体系策划是否需要，是否重要，相信不会有人质疑。但恰恰在此出现了重大问题，涉及管理体系的有关各方都会强调“策划”的作用，实际上却对管理体系策划缺乏正确的认识，以至于真正的管理体系策划过程被遗忘，致使管理体系策划活动缺失。或许有人说，我们贯标工作的计划安排就是开展的策划活动。其实不然，它实际上是对“贯标”工作的责任分工与任务部署，并非是对整个管理体系的科学策划。也有人说，策划的工作体现在管理手册中，但目前，大多数组织的管理手册是机械地按照标准条款的顺序进行编写，未能与组织的实际过程相结合，不能体现体系策划方案书的作用。具体表现如“策划”的《与顾客有关的过程控制程序》，仅描述了合同评审、签订过程活动，实际上销售部门在售前、售中、售后还有许多活动；又如r