31文控文员控制作业性文件的编号与版本，作业性文件格式由各部门自行确定，同类文件必须使用同一格式，必要时可参照程序文件格式。5332作业性文件必须包括公司名称、文件编号、版次、页次、制定、审核、批准等。534质量记录5341质量记录的格式由编制部门确定但应确保编号、标题和内容符合要求，栏目空间大小与所填写的内容相适应。
54文件与资料控制程序说明541文件的编制5411管理者代表组织质量手册和通用程序文件的编写。5412各部门负责人组织本部门程序文件作业性文件的编写。5413各部门负责相关技术性资料的编写。5414品管部负责检验标准、检验规格书等品质标准资料的编写。5415文件的编号参见51文件格式参见53。5416文件编制者应确保文件清晰、易懂、可操作。5417文件中所需的质量记录表单应随文件一起编制后提交审批。
f542文件的审批5421审批权限参见本文件31，审批人应确保文件的质量，满足质量管理体系的要求，可操作。5422对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方式审核。5423文件与质量记录在制定及审批时，必须注明其制定及审批日期。
543文件的发放回收5431文件受控前由文件编制部门填写《文件登录修订废止补发申请单》，确定文件发放范围和数量。公司质量手册和程序文件的发放由管理者代表确定分发范围和数量，其它体系文件由文件批准人确定分发范围和数量。文控文员编制《文件总览表》。5432文控文员在文件发放前应确认：①文件是否清晰、易读、可操作；②格式、内容是否正确无误；③编号、版本及文件是否已得到相关人员的批准；在确认无误后登录，并制定《文件发放回收登记表》，作为文件制定和发放的依据；然后按规定复印所需份数，不得错页、漏页；制作完成后保留文件原件；副本文件加盖蓝色“受控文件”印章后发放，收文部门应核对页数、页码无误后，在《文件发放回收登记表》上签收确认。5433外来文件由各相关部门负责识别与质量管理体系的相关性，对需发放执行的外部文件，由文控文员按本文件5431与5432办理，加盖“外来文件”识别章，并建立《外来文件清单》，外来文件可直接沿用原编号，原文件无明确编号时，按本文件51执行。
5434非发放范围人员需领用文件时，应以《文件登录修订废止补发申请单》向文控中心申请补发。5435修订废止文件由文控文员负责回收旧版本，并在原《文件发放回收登记表》上注明，作废文件应立即加盖“无效文件”章或直接销毁；作r