废文件原件应加盖“参考文件”章保留二年（保留期限另有规定除外）。
544文件的使用管理5441文件的使用部门使用人应妥善保管好文件，置于使用者易取阅的地点，如有丢失、损坏应及时以书面形式向文控中心申请补发。5442受控文件不得私自复印打印涂改、书写或加注记号。5443作业性文件停止使用一年以上，由使用部门填写《文件登录修订废止补发申请单》申请废止，经原审批人批准后交文控中心废止，若申请未获批准，则将文件交文控中心保管。
545文件的评审文件使用者在工作过程中，应评价文件的充分性和适宜性，必要时，应提出更新的需要。
546文件的修订或作废5461文件发放后，如需修订或作废时，由提出人填写《文件登录修订废止补发申请单》按原审批程序审批，原审批人不能审批时，而改由其接替人或授权人审批。5462文件修订后，由文控文员通知各部门将旧版文件交文控中心后换领新文件。5463发往外部（认证公司或客户及其代表）的参考（非受控）文件在修改或换版时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件。5464外来的技术文件，由技术相关部门跟踪管制，确定本公司之外来技术文件为最新版本。5465外来的国际国家行业标准由管理者代表与外界联络，确保本公司作用之外来标准为最新版本。
547记录保存有关文件控制之相关记录，按《质量记录控制程序》执行。
f6相关文件：《质量记录控制程序》
7相关表单：71《文件总览表》72《文件发放回收登记表》73《外来文件清单》74《文件登录修订废止补发申请单》
8流程图见附件1：《文件控制流程》
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