在作废文件上加盖“作废”印章，填写“文件销毁留用登记表”，经主管领导批准后，统一销毁。需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”印章后方可保存。449作废文件要及时从发放和使用场所收回，确保文件现行有效。45文件的发放和领用451受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，综合管理部按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。
f452文件领用者在“文件发放回收登记表”签字后，领取标有分发号的受控文件，并填写“文件收发登记表”。分发号由年代号和顺序号组成。453文件领用者的文件严重破损影响使用时，应向综合管理部申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，综合管理部将破损文件收回时，必须填写“文件销毁留用登记表”。454当文件持有者的文件丢失后，应向综合管理部办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明，综合管理部在补发文件时，应编排新的分发号，将丢失文件的分发号注明为作废文件的分发号，并通知各有关部门，补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别。46外来文件的控制
a对外来文件由综合管理部、综合管理部填写“外来文件适用性审批表”；b经审批适用的外来文件，由综合管理部确定分发数量，综合管理部负责分发并填写“文件发放回收登记表”；c对失效、过期的外来文件，综合管理部要及时收回，按作废文件处理。47文件的管理471综合管理部是公司体系文件管理的主管部门，负责手册、程序文件的编制、更改控制，综合管理部负责建立健全公司“受控文件清单”并对全公司的文件进行监督管理。定期将公司“受控文件清单”发放至各部门。对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的状态。凡属受控文件均由综合管理部统一备案存档（包括软盘、光盘、录像带、录音带等）。472文件的借阅和复制特殊情况需要查阅文件时，到综合管理部查阅，不得带走，不得擅自复印。需要增发时，由文件发放部门按本程序45文件的发放和领用执行。5相关文件51《记录控制程序》6记录61文件发放回收登记表62文件收发登记表63文件更改修订审批表
f64文件销毁登记表65文件借阅登记表66受控文件清单67外来文件适用性审批表
f记录控制程序ZHCX0220181目的对质量、环境和职业健康安全管理体系记录进行有效地管理和控制，用以提供本公司的质量、环境和职业健康安全管理体系有效进行的证据，并为公司的产品实现、环境控r