5910所有领取的书面文件需加盖受控企管文件印章。46文件的标准格式461文件第一页为封面，第二页为文件修改记录。具体见附后《标准文件封面、标准文件修改记录格式》。462公司文件根据内容需要，选用以下编写格式：目的文件编写的目的。范围文件涉及的应用公司、部门或人员。职责确保文件有效执行的有关部门或人员的职责。程序内容详细叙述能达到文件目的所需的每一细则。定义文件中任何会导致误解或有特别解释的名词定义。记录根据需要列出与文件有关的表单内容（包括名称、保存期限、保存部门）。附件根据需要列出与文件有关的资料。47其他管理规定471所有文件内页必须具备以下文件资料（见附录484）：4711文件编号；（修改文件时编号不变）4712版次；（修改文件时版次做相应调整）4713文件名称；4714页数及总页数。472企管部门文控员编制并随时更新《现行有效文件一览表》，并在“公司OA／公共服务”上公布。473文件所涉及的表格，按照文件（表格）签批程序签批后，由企管部文控员打印出标准格式，质量和食品安全体系文件涉及的表格需加盖“受控质量记录”印章后存档。表格的新增、修改等执行记录控制程序相关要求。文控员编制公司最新版次“记录表格目录”，分发至各部门以便使用（或在OA系统以电子公告版形式发布）。474外来文件的管理4741所有外来的法律法规、产品标准、技术资料等使用前必须加盖“外来文件”印章，经副总经理批核方可使用。4742生产部应定期查询在用或引用法律法规、标准的适用性，若有更新应进行评审后及时更换，确保使用标准的有效。475企管部文控员依据生产部提供的“外来文件登记表”，需编制并保存一份“外来文件总表”。476公司文件每年底（12月份）进行一次全面检讨及修改以提升文件的质量。企管部负责制定相关检讨要求及征求意见方案。
f477电脑维护员须每月备份一次OA系统中的发文管理部分，在对软件修改或升级等原因更改后须重新备份。478所有盖“供参考用”印章的文件为非受控文件，非受控文件不会自动更新，非受控企管文件的发放应予以记录。非受控文件不以电子文档形式发放。479文件下发后，各部门经理主管应于文件实施前针对文件的要点向执行作业人员进行讲解和宣贯，确保文件执行人员对文件的理解，同时责任部门保留文件学习的证据。48附录481文件控制流程；482标准文件封面；483文件修改记录；484标准文件内页；485“企r