书档案在第二年上半年内归档；2）、建设项目在竣工验收后一个月内归档；3）、各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。
4、归档份数：1）、各类文件材料一般归档一式一份；2）、重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
5、不归档文件材料的范围：1）、重份和无参考利用价值的事务性、临时性文件；2）、上级机关任免、奖惩非物业中心工作人员的文件、供参阅的文件材料；3）、上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件；4）、未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、影印文件的多次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；5）、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；6）、参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；7）、非本单位抄送的不需要办理的文件材料；8）、下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。
6、经理要经常对物业中心的文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
（二）档案资料的保管1、所有档案资料均由物业中心档案室保管，同时建立电子档案库；实行原始档案和电脑数据
库存档双轨制。2、存放档案必须有专用柜、架，档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录并
按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号登记造册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。业主物业使用人档案资料的分类原则是组团按柜、每栋按位、每单元按盒、每户按册建挡。
3、必须维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整）、安全性（物质的安全和法律的安全）。
f4、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜；
5、存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盘和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取译制、拷贝；
6、定期每半年进行档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，经常进行虫害消杀；
7、为保证档案的安全和完善档案室应随时保持干燥、通风、清洁并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
8r