空白有效版本一份送交其存档备案。56a质量记录的收集、归档和保存各部门专、兼职文件管理员定期（一般1个月为一周期）负责收集、归档和保存本部门的质量记录，质量记录收集后应整理、妥善包装并做好标识，预防丢失和便于查阅、检索；b各部门文件管理员负责编制本部门质量记录明细表（QRQP42401）进行整理归档，并报办公室，由办公室汇总各部门的质量记录明细表，编制全公司的质量记录明细表并保留一份公司所有质量记录的空白有效版本。c质量记录应妥善保存，并按部门分柜存放，并采取适当的防虫、防潮、防蛀等措施，以防受损。各存放柜上应做好标识，以便查阅。d质量记录也可采取电子媒体、软盘、硬盘存放，但应考虑必要的备份，必要时采用密码保护。e质量记录保存在各质量记录规定的地点，保存期限根据质量记录的不同性质和作用酌情考虑，并在相关审批文件中予以注明。57质量记录的查阅a因工作需要查阅存档的质量记录时，应办理查手续，必要时填写质量记录查阅审批表（QRQP42402），经查阅者所有部门负责人和记录存放部门负责人批准后，方可查阅。b在合同规定或用户要求情况下，查阅质量记录，应填写质量记录查阅审批表经管理者代表批准后文件管理员方可提供有关质量记录供查阅。58失效、过期质量记录处理办公室每年按《文件控制程序》对外来文件进行查新，并使用有效版本；对失效、过期的质量记录由保管部门填写文件破损、丢失、销毁申报表，经办公室审核后报管理者代表批准后监督销毁，具体执行文件控制程序。6使用的表格、记录序号123名称标识存放部门各部门、办公室各部门、办公室办公室存放时间长期二年三年批准人：高超日期：20021025
质量记录明细表质量记录查阅审批表文件修订、销毁申报表
QRQP42401QRQP42402QRQP42306审核人：赵罗生日期：20021023
起草人：魏丽梅日期：20021021
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