一个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第四十一条会议的准备（一）做好会议通知，确保应到人员按时参会。（二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布和设施检查及服务。（三）做好参会人员的引导和组织。（四）重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席签、摄影摄像、公共活动等安排。第二节会议室的管理与服务第四十二条公司会议室由人力资源部统一管理，按照谁使用谁负责的原则，由相关部门负责使用过程中的管理。第四十三条会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。第四十四条会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。第四十五条公司各部门召开会议需要使用会议室的，由会议主办部门提前半天与人力资源部联系安排。使用时，务必保持环境整洁和设施安全；使用后，负责将会议室恢复原样。第四十六条重要会议的会议室服务，由人力资源部根据实际情况安排。其他日常及业务会议由会议组织部门安排服务。第四章会议资料管理第一节会议纪要的整理与印发第四十七条会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。
f（一）总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、经营管理协调会议须整理会议纪要，会议纪要与公司规章制度具有同等的效力。（二）专题会议根据安排整理会议纪要。（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。第四十八条会议纪要的签发总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、经营管理协调会议结束后，公司人力资源部及时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发。会议纪要的发放范围与会议参会人员范围一致。第四十九条会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要决定事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。第二节会议纪要的格式第五十条各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：（一）文本全部使用A4型纸。（二）文头用“某某公司某某会议纪要可分两行排列”的指定标题，用小二号方正小标宋简体，正文部分用小r