33
联系大巴接站司机、确认
后勤组
15天15天15天
15天
15天10天10天7天7天2天2天2天2天
2天
注意收据等资料的保存确定参会人员（嘉宾）往返行程（机票、火车班次及时间）、外籍
嘉宾护照信息（签证）等
确定演讲人员的演讲资料
包括会议礼品、会议设备、文件材料、用餐酒水等
包括桌椅、灯光、桌牌（文具、水杯）摆放、纸巾、欢迎牌、指引牌包括电脑、摄影照相器材、投影设
备、音响设备、网线等
包括水果、糕点、文件材料等司机姓名车牌联系电话到达时间
f□34
会场检查
组长、后勤组
五、三期准备
□35
高层领导、嘉宾房卡提出提前办理入住手续
文秘组、后勤组
□36
房间分配表交至酒店前台
文秘组
□37大巴接车跟踪后勤组、车辆组
六、会议中七、会议后期
□38□39□40□41□42□43□44□45□46□47□48□49□50□51□52□53□54□55□56□57□58□59□60
领导、嘉宾抵达接待迎接参会人员
突发状况应急处理会前签到
领导、嘉宾会场引领会场服务
摄像、照相会议记录茶歇准备餐厅准备
就餐地点指引叫早服务
会场清洁与整理突发状况应急处理联系大巴接车司机接
领导、嘉宾接送参会人员安排
乘车人员集合上车费用结算物品收回
会务工作总结感谢
会议跟踪管理
会务组会务组会务组文秘组组长安排会务组、酒店后勤组文秘组后勤组后勤组后勤组
酒店酒店会务组后勤组、车辆组后勤组文秘组文秘组组长、后勤组文秘组、后勤组会务组组长文秘组、后勤组
布置
□
会议前3小时
相关设备会议材料
□□
其他
□
会议前3小时
会议前3小时
会议前3小时
会议前1小时会议前1小时
会议前30分钟会议前10分钟
会议中会议中会议中会议中餐前1小时餐前10分钟
1天
结束前3小时会议结束日会议结束日会议结束日会议结束日会议结束日

乘车人员到齐出发时间
预计抵达时间确认参会人员到达情况倒水、特殊情况
向有关嘉宾发送感谢信会议文章、资料的收集
引领
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