澳科集团会议组织流程
工作阶段工作内容
是否完成
内容
负责人
完成时间节点控制
日期倒计时
明细
名称时间地点参会人数会务组人数嘉宾名单酒店联络人信息
备注
拟定会议名称、时间、会议申请部门负□1地点、人数、酒店等相责人关信息，做费用预算表
40天
一、会议申请
□2
会议申请部门提交申请会议申请部门负至总裁责人
40天岗位组长副组长文秘组后勤组车辆组其他工作落实名单
□3
会议批准后成立会务组及职责确定
组长
35天
□4
二、会场选择
会务组召开预备会议根据会议要求筛选酒店□5会场根据参会人员的类别确定房间预订的类型会□6场情况，提前致电酒店人员做好准备商讨价
组长、副组长后勤组
33天33天
后勤组
30天
f□7
会议通知
副组长、文秘组
30天
会议通知包括会议时间、地点、路线图、酒店及相关费用、会议材料准备、须知、其他确定参会人员信息（包括参会人数、姓名、性别、公司、职务、邮箱、电话或身份证号码、饮食禁忌等特殊要求）确定主持人、会议开始时间、演讲顺序、茶歇（午餐、晚餐）时间、会议结束时间
□8
资料收集（1）
文秘组
30天
□9
撰写具体日程
组长、副组长、文秘组
30天30天25天25天25天22天22天
三、一期准备
□10制作房间分配表文秘组□11制作桌签文秘组□12制作会议条幅参会挂后勤组□13预订巴士接送车辆后勤组、车辆组□14会议礼品准备后勤组□15会议设备准备后勤组
包括会议演讲用电脑、摄影照相器材、投影设备、音响设备、网线等包括笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板、激光笔、录音笔、签到表、签到簿等咨询旅行社等旅行中介，包括旅行价格、游览项目、用餐情况、接送情况、旅游保险、包括酒店（餐厅）提前踩点、试住（试吃）
□16
会议文具准备
后勤组
22天
□17□18□19
会议旅游项目准备借备用金安排打前阵会务组
文秘组后勤组副组长
22天20天20天
f组长、副组长、文秘组组长、副组长、□21与旅行社签订旅游合同文秘组□22缴纳订金后勤组□20与酒店签订入住合同□23资料收集（2）文秘组
15天15天15天15天确定参会人员（嘉宾）往返行程（机票、火车班次及时间）、外籍嘉宾护照信息（签证）等注意收据等资料的保存
□24□25四、二期准备□26□27□28□29□30□31□32□33
汇总信息并安排接机文秘组、后勤组接站（外籍嘉宾订购机、副组长安排票）资料收集（3）文秘组根据具体日程排版所有文秘组演讲资料打印、装订演讲资料文秘组r