澳科集团会议组织流程
工作内容
工作阶段是否
完成
内容
负责人
□1
拟定会议名称、时间、地点、人数、酒店等相关信息，做费用预算表
会议申请部门负责人
一、会议申请
□2
会议申请部门提交申请会议申请部门负
至总裁
责人
□3
会议批准后成立会务组及职责确定
组长
二、会场选择
□4会务组召开预备会议组长、副组长
□5
根据会议要求筛选酒店会场
后勤组
根据参会人员的类别确
□6
定房间预订的类型会场情况，提前致电酒店
后勤组
人员做好准备商讨价
完成时间节点控制
日期
倒计时
40天
40天
35天
33天33天30天
明细
名称时间地点参会人数会务组人数嘉宾名单酒店联络人信息
岗位组长副组长文秘组后勤组车辆组其他
工作落实
名单
备注
f□7
会议通知
副组长、文秘组
□8
资料收集（1）
文秘组
□9
撰写具体日程
组长、副组长、文秘组
三、一期准备
□10□11□12□13□14
制作房间分配表制作桌签
制作会议条幅参会挂预订巴士接送车辆会议礼品准备
文秘组文秘组后勤组后勤组、车辆组后勤组
□15
会议设备准备
后勤组
□16
会议文具准备
后勤组
□17会议旅游项目准备
□18□19
借备用金安排打前阵会务组
文秘组
后勤组副组长
30天
30天
30天30天25天25天25天22天22天
22天
22天20天20天
会议通知包括会议时间、地点、路线图、酒店及相关费用、会议材料
准备、须知、其他确定参会人员信息（包括参会人数、姓名、性别、公司、职务、邮箱、电话或身份证号码、饮食禁忌等
特殊要求）确定主持人、会议开始时间、演讲顺序、茶歇（午餐、晚餐）时间、
会议结束时间
包括会议演讲用电脑、摄影照相器材、投影设备、音响设备、网线等包括笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板、激光笔、录音笔、签
到表、签到簿等
咨询旅行社等旅行中介，包括旅行价格、游览项目、用餐情况、接送
情况、旅游保险、
包括酒店（餐厅）提前踩点、试住（试吃）
f□20
与酒店签订入住合同
组长、副组长、文秘组
□21
与旅行社签订旅游合同
组长、副组长、文秘组
□22
缴纳订金
后勤组
□23资料收集（2）
文秘组
四、二期准备
□24
汇总信息并安排接机接站（外籍嘉宾订购机
票）
文秘组、后勤组、副组长安排
□25资料收集（3）
文秘组
□26
根据具体日程排版所有演讲资料
文秘组
□27打印、装订演讲资料
文秘组
□28
运送物品
后勤组
□29
会场布置
后勤组、副组长安排
□30
□31□32
会场设备检查
房间检查客房布置
后勤组
后勤组后勤组
□r