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档案管理制度
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制定本办法。
第一节
档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第二节
档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:(一)行政类(二)财务类(三)人事类(四)资产类(五)开发项目类(六)拓展类二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划
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f分规则见本制度第三节第二条。三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。
第三节
机要档案
一、机要档案按其内容分为“绝密”“机密”“秘密”三级。、、二、划分标准:(一)绝密档案:包括公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。(二)机密档案包括:1、财务资料;2、公司重要会议纪要;3、公司经营情况;4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;5、技术资料;6、金额在10万100万元的合同。(三)秘密档案包括:1、重要项目资料;2、项目合同协议。
第四节
档案装订
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f一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
第五节
保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其它规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、总经理办公会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其它债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其它核定须永久保存的文书。二、长期保存(15年):1、会计凭证;2、其它经核定须十五年保存的文书。其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行三、短期保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、部门工作计划及工作总结;4、完结后的部门请求报告;5、完结后无长期保存必要文书。四、公司规章制度由综合部永久保存,使r
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