、能准确识别，填写人员签名时必须签全名，记录不得用铅笔填写。5．2．2记录的内容要完整、齐全，提供的数据资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录应尽量使用原始件（包括记录表格本身规定的复写件），顾客提供的记录可使用复印件。5．2．3各项管理记录和各种报告要及时填写，各项检测、操作记录，监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。5．2．5记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡以涂、贴、刮等方式改动的记录一律作废。5．2．6管理手册、程序文件和其他管理文件规定的记录，由责任部门或人员按相应的格式随工作进展如实填写；应由分包方生成的记录，由项目部相应责任人员及时收集。
7
f5．3记录的标识5．3．1有编号设置的记录应按下列规则统一编号整理：顺序号年度（如001─2012）。5．3．2与管理体系有关的活动中形成的声像记录如磁带、照片及软盘等，在其包装上标识该记录的名称内容、制作时间、制作人等相关信息。5．4记录的保存、保护5．4．1所有与管理体系文件有关的记录由公司、区域专业公司、经理部三级实施管理，各层次部门和人员应保管的记录参照“记录管理目录”（见附录）。5．4．2下列记录应由公司或区域专业公司档案室归档保存：
a项目工程技术资料；b管理评审记录及有关决议；c内部审核报告；d第三方审核的有关资料；e其它需要归档保存的记录。5．4．3记录应存放在通风、干燥、安全且便于查找的地方。5．4．4记录应保存的期限参照《记录管理目录》。（见附录）5．5记录的借阅查阅借阅查阅记录必须经记录管理部门（单位）负责人同意后，方可借阅查阅。与记录内容无直接关系的人员，无权借阅查阅。5．6记录的处理5．6．1记录保存期满后，保管人请示本部门（单位）负责人，由本部门（单位）负责人做出处理决定。5．6．2批准销毁的记录由保管人负责销毁。若仍有参考价值予以留存时，由保管人在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。6相关文件《文件控制程序》、其他相关文件。7记录相关记录8附录
《记录管理目录》
8
f附录：表１：
记录管理目录
序号
记录名称
保存期限
公司
1文件发放记录
3年
各部门
2文件更改申请表
3年
各部门
3文件更改记录
3年
文件持有人
4受控文件清单
3年
各部门r