发生故障应立即关机，行政人事部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印机完全修好后方可作业。
3行政人事部人员应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。
4节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。
5各部门复印用纸由行政人事部统一申购，复印时行政人事部要监督复印人员节约。
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行政人事部
规章制度
6非公司人员严禁私自使用本公司复印机，禁止帮非公司人员复印文件资料。
7行政人事部人员上下班时应检查复印机的开关情况。
电话管理——
1公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。
2正常工作联络应长话短说，提高效率
3电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。
4接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。
管理人员手机使用管理
1对于公司已给予电话费补助的管理人员（包括特殊职位人员），其手机必须24小时开机。
2管理人员休假时，其手机也必须正常开机；跨区域无网络的，须公布备用号码。
3管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知行政人事部更新后公布。
4管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时缴费或充值。
5行政人事部须不定时抽查开机情况，严禁出现停机或关机情况。
6一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，酌情取消相关管理人员该月话费补助。
7参加会议或培训时，手机一律关机或调为振动，中途需要接打电话须向会议主持或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。
8手机补助话费按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作性质的变动而调整。
办公室职员接待访客技能与礼仪
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行政人事部
规章制度
1前台负责回答访客的询问，了解来访目的，协助作好访客登记，通知相关部门人员到前台接待。
2部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由行政人事部负责跟进。
3访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先r