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1目的
文件和资料管理程序
为建立本公司文件之管制作业以求发行文件一致性可溯性及适用性从而实现质量方针质量目标与质量承诺保证公司所有与质量有关的作业内容过程权责等文件化为执行之依据
2范围
本公司质量管理体系所涉及的所有外部内部文件。
3定义
31外部文件在本公司中的管制范围是与质量有关的外来文件需要进行管制。
32内部文件由内部根据各部门管制产品生产等需要而自行制定的文件。
33作业指导书范围如管理办法、检验规范、BOM表、生产作业指导书、工厂其它规章制度等。
4职责
41文控负责担任文件之编号登录发行存盘管制执行及作废回收等工作。
42各部门所需文件之制作会签审查核准后送文控中心。
43总经理、管理者代表负责内部体系文件的审核、批准。
44文控负责所有体系文件电子文档的管理、保存。文控室原稿（包括电子文档）均为受控文件，无须盖受控文件章，但要记录于文件清单上，以利查找。
5程序
51外部文件控制流程说明
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f511接收
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5111当客户Email图纸或其它技术资料来我司时由业务人员将Email资料按客户分类储存在电子文档中而后要求打印一份交给文控中心。
5112当客户以传真的形式发送技术资料时由文控中心负责人将图纸接收后复印一份进行留存。
512外来文件识别、分发管制
5121文控接收到文件后首先将其记录于《外来文件清单》。
5122文控根据相关部门需要复印相应份数的资料。
5123复印完成后将原稿按客户的类型分类储存于文控中心原稿档案中，复印件由文控将其盖上蓝色外来文件章后分发，要求分发时将分发的份数、日期、接收人等记录于《文件分发回收记录表》中。
5124接收部门接收文件后要求将外来文件进行分类储存并且要得到明确的标识而且在现场不可以出现作废或已变更的文件。
5125接收文件的标识日期或类别记录于《索引表》中，便于查阅。
513外来文件变更报废管制
5131当客户的要求以书面的形式变更时其中接收和分发同以上511、512中要求一致由文控将旧版本的文件进行收回而后将新版本进行分发。
5132外来文件版本的标识以外来文件接收的日期作为版本标识。
5133当图纸变更后已经确认以后都已不再使用时由文控将其收回并且统一的销毁文控需将作废文件原稿进行保存而其中现场或相关部门认为有必要保存变更文件时可由文控加盖蓝色参考文件章以便识别如是r