代码、3位阿拉伯数字的序号加4位阿拉伯数字的年号编码组合而成，详如下图：
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公司代码
文件类别代码
文件序号
年号
711公司代码：取公司名称“XX药业有限公司”中“XX”的每字的第一个汉语拼音字母用英文字母表示为“XX”。
712文件类别：
a
质量手册中的质量管理制度的文件类别代码，用英文字母“QM”表示。
b
质量职责的文件类别代码，用英文字母“QD”表示。
c
质量管理工作程序文件的文件类别代码，用英文字母“QP”表示。
d
质量记录类文件类别代码，用英文字母“QR”表示。
f713文件序号：质量管理体系文件按文件类别分别用3位阿拉伯数字，从“001”开始顺序编码。
72文件编号的应用：
721文件编号应标注于各“文件头”的相应位置。
722质量管理体系文件的文件编号一经启用，不得随意更改。如需更改或废止，应按有关文件管理修改的规定进行。
723纳入质量管理体系的文件，必须依据本制度进行统一编码或修订。
8文件的版次号：
为正确了解文件的使用与更改状态，每份文件均应在“文件头”注明文件的版次号，文件的版次号格式为：
文件的版本号文件该版本的第几次修改
①
版本号用大写英文字母“A、B、C……”表示
②
修改次数用阿拉伯数字“0、1、2……”表示
如：某文件版次号为“A0”，表示该文件的状态为“第一版第0次修改”
9文件的受控状态
所有公司当前正在使用的文件为受控文件，所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号；
10标准文件格式及内容要求
f文件首页及续页格式见附录。11质量管理体系文件编制程序为：111计划与编制：质管部门提出编制计划，根据现有质量手段、质量制度、管理办法、质量记录，对照所确定的质量要素，编制质量管理体系文件明细表，列出应有文件项目，确定格式要求，并确定编制部门或人员，明确进度。112评审与修改：质管部门对完成的初稿组织评审、修改。在评审中意见分歧较大时应广泛征求各部门的意见和建议。113审定颁发：质量制度、程序、职责文件由质管部经理审定，交由总经理或分管质量的领导签发，操作方法与操作规程由质管部经理签发。12质量管理体系文件的下发应遵循以下规定：121质量管理体系文件的发放，由质管部或办公室负责122质量管理体系文件在发放时，应按照规定的发放范围，明确相关组织、机构应领取文件的数量；123质量管理体系文件在发放时应履行相应的手续，填写文件发放记录；124对修改r