压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。
7、归档文件的编目及格式。①件号。归档文件目录中“件号”是指室编件号，应填写室编件号。②责任者。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任都照实抄录，责任过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。未署责任者的文件，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。③文号。填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。文号栏内
f不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。④题名。填写题名时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。在正题后能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其他语言书写的题名，需要时与正题名一并抄录。有的文件没有题名，或题名含义不清，不能提示或不能全面提示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“”号填写在目录中。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。此外，有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明。此时应在正件题名后抄录附件题名，处加“（）”号。⑤日期。填写日期时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2001年1月17日，标注为20010117。文件上未注明日期的，编目时应根据文件内容加以考证并填写。实际填写目录时，为避免日期项占用的列宽过长，可将表示月、日的数字回行填写，即填为两行，上行为年度，下行为月、日。⑥页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页数计算页数。⑦备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。另外如果
f有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“”号，将具体内容填入备考表中。⑧打印归档文件目录时，鉴于目录中不同条目的内容长度不同，占用空间也不同，目录中的行距允许有所不同。⑨归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录及封面用纸幅面尺寸统一为国际标准A4型。8、归档文件的装订及装盒。①永久保管文件的装订。“件”内文件材料去掉金属物，对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，对过大的文件进行折叠等。然后将“件”内的各页以左、下侧对齐，采用三孔一线装订法装订。②定期保管文件的r