文件和档案管理制度
目的为规范公司的文件和档案管理，充分发挥文件和档案在公司生产经营活动中的指导作用；同时促进规章制度科学化、规范化、程序化，保证建章立制的质量，特制定本制度。适用范围适用于公司外来文件和内部文件的管理与存档工作。职责1人事行政部负责公司所有文件的收发、分发、传送、催办、立卷、归档、销毁等工作。2职能部门和从业人员要认真贯彻落实文件精神，并指定专人管理文件，机密文件要及时归档。所有文件不得外传、外泄。经部门领导确认，不适宜的文件，要及时送交人事行政部统一销毁，不得乱丢乱放。内容及要求1文件管理11文件的分类1）公司的红头文件，是指公司级文件，是公司的行政公文性的最高级文件；2）外来文件，通常指行业主管部门的发文、适于公司的法律法规和技术标准等；3）公司各职能部门的基础性管理文件，简称基础文件，包括规章制度、操作规程等管理文件。12文件的使用范围1）红头文件①对外：以公司的名誉，向行业主管部门请示、汇报、报告处理决定等。②对内：a转发行业主管部门文件或根据行业主管部门文件精神制定的本公司文件；b发布公司各职能部门的基础性管理文件；
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fc公布公司机构设置、机构变动、管理人员职务变更；d公布公司的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；e公布公司有关奖惩决定和通报；f其他有关公司经营的重大事项。2外来文件①行业主管部门发来的文件，要全面领会文件精神，认真贯彻落实。②获取的规范性文件，应做好适宜性分析，及时转化为企业内部的规章制度或操作规程，指导企业的安全生产生产和经营。3基础文件公司依据相关的法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件，结合公司实际情况，编制各种规章制度、操作规程等，这类文件是企业内部的规范性文件，具有一定的强制性，是全体员工必须遵照执行的。13文件的拟定与签发1文件的拟定各职能部门负责根据经营生产需要起草拟定文件，分管副总经理审核后，送人事行政部。2文件的签发①对外发文：公司分管副总经理核准、总经理签发，人事行政部统一编号、打印、盖章、发文、归档。②对内发文：分管副总经理签发，人事行政部统一编号、打印、盖章、发文、归档。14文件的传阅1文件的传阅范围，由起草文件的职能部门根据实际工作需要，确定传阅范围、指定到人。2传阅的文件不得带离办公室，不得转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露文件内容。15文件立卷
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