质量体系程序文件的编写要求
质量体系程序文件的编写要求
质量体系程序文件的编写要求
程序文件的格式和内容由编写的组织自行确定。但是，一个组织的所有程序文件应规定统一的内容和格式要求，以便使用者熟悉、适应按固定方法编写的程序文件。
对于原有程序文件的不规范，以及在贯标中要初次设计程序文件格式的组织，在编制程序文件前，管理部门要认真设计并规定程序文件的内容与格式的要求，便于程序文件的起草者按规定要求进行编写，确保写出的程序文件达到在一个组织内部格式上的标准化，内容上的规范化，并方便检索和阅读，具有可操作性。
一、程序文件的受控格式要求
程序文件的基本格式主要是指对文件的版面规格和文头、文尾的规范化设计。
1．版面一般可采用A4幅面，太大和太小不利于保管和使用。对于原来标准化程度基础较好的组织，在印刷和复制没有困难时，也可按GBT11标准规定的要求规定版面规格。
2．文头。文头一般要包括：组织的名称、程序名称、文件编号、文件层次或级别、文件发布或实施日期，编制者、批准者及日期，页码等内容。
程序名称由管理对象和管理特性两部分组成。如文件控制程序，管理对象是“文件”，管理特性是“控制程序”。
一份程序文件往往由数页构成。可以每页都有文头，也可以只在第一页有文头，在后续页的上部只标注文件编号、共几页、第几页。
3．文尾。文件的结尾一般可列出修改记录，包括修改情况、修改人、修改日期、批准人、批准日期等，在更多的情况下，上述文尾的内容可以直接编排在文头中，不再单独设计文尾。这样，使用者一看文头就对文件的修改情况一目了然。
二、程序文件的内容编排要求
程序文件是有关人员实施质量活动的依据。其基本内容是阐明影响质量的
那些管理、执行、验证或评审人员的职责、职权和相互关系；说明实施活动的方式，将采用的文件及所进行的控制。其详细程度要满足对有关质量活动进行适宜而连续控制的需要；在编写时要注意可操作性，特别在编制细化的质量活动程序时，更要注意一步一步地列出开展此项活动工作流程和细节，列出输人、转换、输出的内容，包括文件、物品、人员等，明确它们与其他活动的接口和协调措施；规定开展质量活动时在物资、人员、设
f备和环境等方面应具备的条件；明确每个环节内转换过程中的各项因素，即由谁做（说明什么部门和岗位），做什么，做到什么程度，达到什么要求，如何控制，形成什么记录和报告等。同时，还应涉及可能出现的任何例外事项，规r