电子文件归档管理制度
为加强本单位电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为各项工作服务，根据有关档案法律法规和《电子文件归档与管理规范》等有关文件规定，特制定本制度。一、电子文件的管理体制和工作职责1、电子文件是一种独立的档案门类和载体，在其形成到归档的管理过程中，由各形成部门和档案部门指定专人负责。2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。3、电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效读取。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。二、电子文件的归档方式1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。2、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
f3、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。三、电子文件的移交与保管1、各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。2、档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。3、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。4、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。5、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃20℃，相对湿度选定在3545。四、电子档案的利用、鉴定、销毁1、封存的电子档案不外借，利用时使用拷贝件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。2、电子档案的鉴定销毁，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准组织实施r