其中股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管人事专项《文档》由人力资源部负责保管财务专项《文档》由财务会计部负责保管其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、巳归档的公司文件、资料由专管员负责填写《文档管理登记册》并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文
档须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档须经控股公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅须经控股公司总经理批准后方可调阅并仅限于文档的查阅。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》《文档移交清册》一式三份供移交双方、总经办留存。
f四、公司文件、资料的归档保存期限
1、永久保存本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存根据需要须保存的文档。财务审计档案会计档案统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
五、公司文件、资料档案的销毁
1、原则上应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
f2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》并经相应批准人批准后方可进行销毁。重要级以上文档须经各分公司总经理批准后方可销毁。
机密级公司文档须经控股公司总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成并填写《文档销毁登记表》。
4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。
本制度自签发人签字日起生效执行。
韶关市新江控股资产营运管理有限公司
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