文件、档案资料管理制度
公司文件资料归档管理制度
为了更进一步规范公司的文件资料管理完善公司文件资料的归档实现公司全方位规范化管理的需要特制定本制度。
一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类
本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下
1、行政类本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。
2、经营业务类公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类各种财务票证、票据财务审计档案会计档案统计资料等。
f5、音像类公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第个字母SXK冠以编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类代码为1行政类2经营业务类3人事关类4财务类5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后以百位数进行归编。
4、公司文件、资料的归档应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一
f般级“AA”代表重要级“AAA”代表机密级。
“A”一般级文档包含公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等人事档案薪资性档案、劳动合同技术资料财务资料等。
“AAA”机密级文档内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为SXJKG类别发布年号归档序号受密级。
例如将xx年第份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档编制及编号为SXK1xx001A
三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交
f1、巳归档的公司文件、资料由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。r