表以及所有系统开发中产生的数据文档,如系统说明书,数据流程图,源程序、系统使用手册及编程说明等。系统文档控制就是指要建立文档管理制度及安全保密制度,其主要规则有:
1.文档应由专人保管,会计数据在纳入机内系统之前,必先经系统主管审批。
2.计算机打印输出书面资料,应由输出和审核人员共同签字后才是合法的会计档案,使用时必须经过批准,而且借调资料必须如实登记。
3.存储在磁性介质上的文件应加密保护。4.系统数据文件应定期复制备份,以防数据丢失或数据毁损后无法恢复。5.应根据会计档案的规定制定文档的保管数量、保管时间、定期备份的间隔期等。
第三节电算化会计信息系统的应用控制
〖教学建议〗本节内容建议使用课时15课时〖教学引导提问〗针对电算化会计信息系统中的每一个子系统,都应该设置什么样的特殊性内部控制?
一、输入控制数据处理中有句名言,叫做:“垃圾进,垃圾出”,意即如果输入数据出错,以后的处理环节再正确,也只能输出错误的信息。因此,要提高电算化会计系统的可靠性,必须设计有效的输入控制措施。1.数据采集控制。采集数据是用户部门的工作。数据采集控制的目的在于确保应用系统在合理授权的基础上完整地收集、正确地编制、安全地传递输入数据。其控制措施主要有:(1)用户部门内部的职责分离。资产保管与数据采集职能分离、业务授权与资产保管职能分离、业务授权与原始凭证填制职能分离、填制原始凭证与审核原始凭证职能分离。(2)标准化的凭证格式。设计和使用标准凭证格式能减少发生错误的概率。(3)制定凭证编制程序。明确要使用的凭证、编制凭证的时间、编码的使用、凭证传递的程序和时间等。(4)凭证审核。指定专人负责凭证的审核,以发现和纠正凭证上的错误。(5)手续控制。业务批准人,资产保管人,凭证的编制人、审核人应在凭证上签字,以明确责任。(6)凭证更正规程。数据处理部门(电算部门)发现原始数据有错应交用户部门更正,用户部门更正后再将凭证传递到数据处理部门再处理。
f(7)批量控制。为每批凭证编号以便凭证的交接(用户部门送电算部门或其他部门)计算批量总数(如业务总数、数量总数、金额总数等),以便检查凭证传递、输入、处理中的错误。
2.数据输入控制。数据输入控制是为防止输入数据时的遗漏或重复,检查输入数据是否有错误的控制措施。计算机会计信息系统中,数据输入的依据可以是原始凭证,也可以是记账凭证,还可以是这两者的合并。r