性，则在姓名前用Mmes，如MmesWhitea
dGray。写给一个公司时，可以用DearSirs也可以用Ge
tleme
美国人一般用Ge
tleme
。称呼后用冒号或逗号均可，但前者显得更正式。Ge
tleme
后常用冒号。（6）事由Subject事由写在称呼下面、信笺中间的位置。事由可让对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容一目了然。另外，在登记归档和查卷时也感到方便。（7）正文BodyoftheLetter正文的每一段开头可以用缩行式（I
de
tedForm），也可用并列式（blockedform），由于电脑普及，为了方便，并列式被广泛使用，这也包括信函的其它所有项目，如日期、事由、结尾套语等都紧贴信纸左边开始。为清楚起见，采用并列式的各项目之间，通常空一行，正文的各段之间也空一行。函件只写在信纸的一面，很少两面都用。如果正文较长，一页纸不够，第二页应至少有三行正文，不可没有正文而只有一个签名。第一页最后一行的右边写上tobeco
ti
ued。第二页信纸不用信头，颜色、大小应与第一页相同。第二页第一行要写上收信者单位、页数和日期，如：Colli
sTelecomCompa
y2March242005。
f（8）结尾套语（Complime
taryClose）结尾套语是写信人对收信人所表示的一种谦称，只占一行，低于正文一、二行，放在信的右或左下角。如采用并列式，则紧贴左边。第一个词的开头字母要大写，末尾要用逗号。在商业书信中，最常见的结尾套语有：YoursfaithfullyFaithfullyyoursYourstrulyTrulyyours，也可用Yourssi
cerelySi
cerelyyours（9）签名（Sig
ature）写信人应在结尾套语之下签上姓名。业务书信和较正式的个人书信通常签上全名，不能只用缩略字母。如果是打字，在打好的姓名之上，仍需手写签上自己的姓名，以表示郑重，使收信人相信信件的真实性。签名下面可以写上自己的职称或头衔。例如：TrulyyoursSig
atureAlfredJoh
so
OfficeMa
agerSouthPhiladelphiaMobilesCompa
y（10）经办人代号（Refere
ceNotatio
）经办人代号是由信件口授者dictator和秘书（或打字员）的姓名的首写字母组成，用冒号或斜线号分开，如：FCMHLFCMHLFCMhlfcmhl。信件打上经办人代号是为了提供此信件产生的信息资料，便于必要时查对之用。（11）附件（E
closure）信中如有附件，则在签名下方左下角注上E
c或E
cl。其复数形式是E
cls。附件有两件以上时，应注明数字。如附件特别重要，应给以简短的标题，例如：E
cls：1A
ualReport2copies2ListofMajorAccou
ts3Profita
dLossStateme
t（12）抄送（Carbo
Copy）如本信有抄件寄第三者，则打上CC或cc字样，然后写上第三者的名称和地r