备茶水和
报纸、杂志等供其翻阅；
6引导访客去相应部门；
7访问结束，应送别访客。
f注意事项：
1用双手递接名片，拿名片的手不要放在腰上，接过名片后确定姓名正确读
法；
2对于来访总经理、财务部的访客要谨慎判断，与相关人员进行沟通后确定是
否引见；
3如果被访人不在，那么应告知来访者被访人的去处、大概什么时候能回来，
并让来访者确定是否等待，若不等待，应询问是否留下联系方式或信息；
4如相应部门负责人不必接见的访客，需婉转回答；
5记录要求：准确记录相关信息，及时传达。
相关表格：
无
固定文件制作作业指导书
任务固定文本制作
部门综合办
适用职位行政文秘及所有使用者
批准人
部门经理
总监
总经理
日期
编号
标准：
1打印、复印文稿，按送稿先后顺序安排；
2打字要快速、准确，排版美观，装订整齐；
3节约成本废纸利用率达90以上纸张浪费率控制在5以内；
4重要文件的文件格式字体、版式统一。
程序：
1明确文件类型及格式
（1通知、通报、告示档的格式：标题居中1号加粗宋体，敬称顶格2号宋
体，正文3号宋体，落款3号加黑宋体；
（2红头文件格式：页眉为居中1号加粗红色宋体，宁港发［2008］X号为居
中四号加粗宋体，正文标题3号加粗宋体，正文及落款小四号宋体；
2检查文件的内容，文件内容100与工作有关；
3打印文件；
4填写《打字、复印登记表》。
注意事项：
1个人数据禁止在公司打印、复印；
2注意数据信息的保密，不得截留任何文件；
3爱护办公设备，不得违规操作。
f4如行政人员下班后，有部门人员需加班使用复印机时，应与负责人沟通，填
写《打字、复印登记表》，使用完后务必关机。
相关表格：
《打字、复印登记表》
档案立卷作业指导书
任务档案立卷
部门综合办
适用职位行政文秘
批准人
部门经理
总监
总经理
日期
编号
标准：
1各立卷部门使用本部门统一格式的档案装订档案；
2档案按不同年份进行立卷；
3档案立卷必须全面、无缺漏、
4有密切关联的文件不可分散。
程序：
1．划定各部门档案范围及分类；
（1）综合办：
行政类：派车单，考勤记录，调查问卷，公司重要活动的剪报、照片、录
音录像等；
会议类：公司通知，各类报告、总结、领导讲话，会议记录、会议纪要；
文件类：公司管理人员任免文件资料，公司的各项规章制度、实施细
则，公司内部各种工作计划、总结、报告、指示、批复，部门流程、制度
以及表格；
设备类：办公设备说明书，公r