会议室规范简章
1目的
为了合理管控、规范及维护公司会议资源的使用，特制定该流程作业指导。
2范围
鹤壁天海所有会议资源
3关键角色及应负责任
序号
角色
应负责任
001会议室管理员
1统筹管理公司会议资源，指导并监控各部门会议资源的使用；
2负责对公司所有会议资源进行统一管理，对会议资源进行例行化以及非例行检查，并相应做好记录，对于违规记录进行登记和月度汇总；
3负责日常会议资源协调、设备整理、纠纷调节等管理工作。
002其他情况
1会议资源钥匙由会议管理员、保卫科、清洁工各保管一套；
2清洁工负责清扫时间会议室开关门；3保卫科负责节假日及17：30分以后会议需求的
开关门。
会议资源预定者003
（文员、助理）
1会议资源预订者，对部门内部会议资源需求协调，填写会议资源申请；
2对部门内部会议时间进行建议与控制；3对部门内部进行会议室使用规范宣传与设备操
作指导；4与部门员工沟通，对不需要的资源及时释放。
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1会议资源维护者之一，会前会后会议室6S整理、
会议设备爱护者；
004会议室使用人
2合理使用会议室（时间管理、设备等）、会后及时关闭投影、电脑等；
3会议资源使用人协助监督者，对会议室前后使用
情况进行监控。
IT部相关责任人对会议室设备进行全面检查，每005IT设备管理员
周一次。
4内容描述
41会议资源申请
411根据部门业务需求，通过行政部进行会议资源预定；412预定者预定成功后向需求人反馈预定情况，并指导部门员工对会议设备的正确操作方法，提醒其遵守会议资源使用管理规定，并督促会议组织者在会议结束后做好会议室6S工作；413如遇紧急会议或接待需协调会议资源由部门文员负责资源协调；414日常会议资源预定可提前三天填写申请表，适用于内部会议、公司级会议、接待、电话会议等会议；415预定视频会议：请请按需求选择第三会议室，并在会前通知IT进行技术指导；416预定电话会议：请按需求选择第二第三会议室；417请尽量预定没有门禁限制的第一会议室、第二会议室。418会议室优先权：
展厅会议室：优先政府接待及重大接待使用；第三会议室：原则上只用于视频会议，为缓解日常会议和接待所需会议室，可临时供所有会议使用，但如果有视频会议需要召开，必须由优先视频会议使用。
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第四会议室：优先研发项目使用且仅限研发锁定使用。
42会议资源使用
421会议前：r