项目即将结束时组织协调问题更加凸显。
在工程实施过程中组织问题也会出现这表现为组织内部成员对合同、指令、责任书理解不一致或不能理解工程项目得不到职能部门的支持无法获得资源和管理服务项目主管需要花大量的时间和精力周旋于职能部门之间与外界不能进行正常的信息流通等等。
32组织间信息传递不畅
一个工程项目是具有生命周期、资金、成本、质量等条件约束的具有单件性、一次性的特征。在项目管理组织机构的设置上大多数项目部门都采用传统的直线式、职能式、直线职能制等金字塔式层级组织结构。这些传统的组织形式在知识经济、复杂多变的形势下其信息流通的方向为由上至下、人数递增、权责递减在信息管理和沟通管理方面往往存在着信息沟通障碍、信息流失等问题另一方面表现为横向沟通能力不高很多工程项目各阶段在实施过程中通常是单独进行的由于信息冲突或信息接收不及时时常造成损失其中最主要的原因就是信息流在工程项目的不同组织中间缺少连贯性和一致性。
33发送者对信息表达存在障碍
一是语言障碍。例如在国际工程项目以及国际合作项目中参加者来自不同的国家不同语言之间的翻译有时容易造成理解的错乱。二是信息发送人的信誉不佳。项目组织或组织成员言行不一缺乏好的信誉会导致接收方对其能力或人品经验等的不信任从而发出的信息不被信息接收方所认可。另外由于工程项目各参加方隶属于不同的单位有着不同的利益、动机不同的目标期望导致双方对同一信息的理解有所差异。
4加强组织协调与沟通的有效措施
41加强沟通和协商有效解决组织争执
对组织争执的处理首先要合理地认识争执和管理争执。通过争执引起讨论和沟通通过详细的协商平衡和满足各方面的利益达到项目目标的最优解决。通常情况下对于不影响项目整体大局的争执管理者应采取策略引导双方回避争执或者说服双方适当妥协或作非原则让步。对于涉及双方共同利益的争执可采取互谦互让、加大合作面形成利益互补或利益共同体从而化解争执。有的争执属于非原则性争执双方应通过协商进一步达成共识消除争执。对于利益冲突争执如果不好通过双方协商解决则应交由上级领导出面裁决使得争执双方都独立于利益体之外从而尽快解决争执保证进一步组织工作的顺利进行。如果争执问题比较突出而且双方对待争执都比较敏感在采用协商、调解的方式都无法解决的情况下则应当机立断采用行政裁决甚至采用法律手段来解决。
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