件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件
作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。9．0档案的保管档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混
乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
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文件资料管理流程图
表1
表2
表3
文件资料编制
文件会审
No是否合格
Yes文件批准
No是否合格
表4
表5
文件登记及维护
文件发行
No是否合格
Yes回收或销毁
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表1
文件修改记录表
文件名称
修订日期
增加
修订类别
删除
异动
废止
文件编号号修订内容简要修订者
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表2
文件更改通知单
更改文件名称文件编号
更改内容：
申请更改部门
更改页码发生部门
更改条款
文件修改人
日期
更改状态
文件更改记录文件（页次）收发记录
文件使用人
文件管理人
日期
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f表３
文件名称编制部门
程序文件会审表
文件编号编制人
文件会审目的：１．确认程序的规定是否符合标准要求。２．确认程序的规定能否满足要求。３．确认程序的规定是否能够完全执行。４．确认职责是否明确、接口是否清楚。５．其他需要确认的内容。
文件会审项目：１．文件格式。２．职责职权。３．工作接口。４．可操作程度。５．引用文字。６．记录表格。７．其他。
主要
部门接口
负责人
意
责任
部门

见
相关责任部门
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表４
文件归档登记表
文件名称文件编号归档编号保密等级
文件总页数归档存放处保管期限
说明：
归档时间修改日期
更改单号
送交人
修改变更记录象
送交人
接收人
接收人存档变更记录
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f表５
受控文件清单
文件编号
文件名称
发行日期
最新版号
发放部门

旧版收回记录
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归档案卷目录
卷宗号：
目录号：
部门：
案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期
卷内张数
保管期限
备注
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f案号
档案内容登记表
内容

类号备注
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类别：
（机密）文件保管备查簿
No
份数
归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限
注
副本影本
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同志：
阅档催还单
您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则
于月日前送还。
档案室
年月日
档号
文号
名称
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