须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。4子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。5各种实物档案奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等必须原件归档，并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间1即时归档下列文件含电子、声像资料等应在传阅、办理结束或取得后即时归档a公司规定的密级文件b重要文件，如政府批文、核准文件、证照等c合同、协议书等正本及过程资料d公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料e其他认为需要即时归档的资料。2定期归档a部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交人力资源部。3电子声像档案的归档a重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
fb一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c每年3月底前必须向人力资源部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，人力资源部核实后刻录成光盘或存入移动硬盘等载体脱机保管。5、部门内档案交接1部门内档案交接部门档案管理人员兼工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字。6、档案移交公司的流程a经办部门检查文件或档案，编制移交清单b人力资源部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对c档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上一式两份签字，双方各保存一份7、档案保管1档案编号a档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。b档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序，依次排列，以便查阅。c档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。d档案分类及编号的增补、修订等由人力资源部结合工作和部门要求，组织实
f施修订。任何部门和个人不得随意修改。e建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则本办法由公司人力资源部制定并负责解释。
六、相关记录1、《文件合同〉管理记录目录》2、《文件档案移交目录》3、《档案移交清单表》4、《档案借阅审批单》5、《档案分类编号表》6、《受控文件清单表》7、《档案目录》
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