理流程及由谁来处理要有明确规定；客户投诉回复内容要适当，并有文件明确规定批准人；每次客户投诉都要进行相应原因分析，制定必要的纠正和预防措施，并标准化；对客户投诉要进行定期统计和分析；交货的及时性等方面投诉也应进行统计和管理。
10实物样品（或图片）
当不便用文字表达或用文字表达不清楚时，要形成实物样品封存或拍成照片作为参照；
实物样品（图片）是否分为合格限度样品与不合格限度样品，让员工明确判断标准；
实物样品（图片）是否定期确认和更新；进料、制造过程、成品各过程中在需要的地方均有便于参照的实物样品（图片）；合理保存实物样品（图片），使其不易变质。
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