进行细节商定，如表彰大会安排、颁奖形式、主持人及到场嘉宾等等细节。
2、各部门在此次活动中的工作安排。3、PPT、视频、文稿的制作安排。4、对上学期表彰大会资料的收集，以做参考。（2）文稿及PPT制作阶段1、安排主持人，书写主持稿。2、文稿写作安排及细节商定，这一时期获奖名单以及公布，所以PPT或视频由办公室、秘书处一同完成。（3）中期准备阶段1、办公室确定参加会议的嘉宾人员，宣传部进行邀请函的制作。
f2、宣传部制作本次表彰大会的海报。3、对会议礼仪进行挑选培训。（4）最终准备阶段这一时期，表彰大会的所有准备工作都需完成。1、对活动所需用品完成购买，如布置会场的用品，纯净水、奖品、证书奖状等。2、主持人的训练。3、工作人员通知。4、场地音响、投影的确认是否损坏。5、到场嘉宾邀请函的递送。6、会议场地的确认。
f7、PPT及相关素材的制作。8、各方面的宣传活动。六、活动流程（1）播放校歌，等各位嘉宾到席及各位同学就坐（2）主持人宣布表彰大会正式开始（3）团总支书梁老师记对去年发言（4）主持人公布优秀部门名单（5）邓书记、梁老师颁发荣誉证书和纪念品，且与获奖同学合影留恋。（6）主持人公布优秀部长和干事名单（7）邓书记、梁老师颁发荣誉证书和纪念品，且与获奖同学合影留恋。
f（8）主持人公布“艺家人”暑期支教优秀青年名单。（9）邓书记、梁老师颁发荣誉证书和纪念品，且与获奖同学合影留恋。（10）团总支副书记对此次暑期支教进行总结发言（11）邓书记对此次活动致辞（12）主持人宣布表彰大会圆满结束七、部门工作安排主席团：负责活动的协调工作，其他小组对协调组负责办公室、组织部：会议中对PPT及音效的调控学习部：辅助办公室一同完成PPT及相关文件宣传部：制作张贴海报，活动前期__外联部：对此次活动进行资金筹集
f实践部：负责各项器材的购买及演出场地的布置纪检部：活动现场秩序的维护，处理紧急情况秘书处：负责活动现场拍摄及活动后期报导工作女生部：培训礼仪，会议当组织礼仪进行工作文艺部：大会现场的布置，主持人挑选体育部、生活督导部：各个时期的后勤工作八、注意事项（1）全体参会人员到场后手机调为震动或关机，工作人员注意保持会场安静（2）不准观众携带食物进场，保持会场卫生（3）活动过程中全场演员与观众要服从校学生团体联合会工作人员的安排
f（4）大会中准备好电脑播放PPT，以防意外情况的出现（5）各位工作人员提前一个半小时到达会场，进行r