议通知的种类有书信式和柬帖式。
会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。
会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
11、制作会议证件
会议证件3类
会议正式证件代表证、出席证、列席证、来宾证
旁听证
会议工作证件工作证、记者证、出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片加盖印章。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。
公司大小型会议中尊位及位次排序方法
小型会议的两种尊位及位次排序的方法
大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排
小型会议室
椭圆形
回字形
T字型
f长方形
中型会议室
半圆型、课堂型。
大型会议室
礼堂型、众星拱月型。
会场的布置
主席台
主席台的布置一是对称二是要简化。
主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中然后先左后右由前至后的顺序依次排列。
②场内其他人员的座次安排
横排法。竖排法。左右排列法。
③会场内外的布置
会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。
主方谈判的接待准备
1主座谈判的接待准备
主座谈判作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备尽量做到主随客便
f主应客求以获得客方的理解、信赖和尊重。
①成立接待小组
成员由后勤保障食宿方面、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成涉外谈判还应备有翻译。
②了解客方基本情况收集有关信息
可向客方索要谈判代表团成员的名单了解其性别、职务、级别及一行人数以作食宿安排的依据。
掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。
③拟订接待方案
根据客方的意图、情况和主方的实际拟订出接待计划和日程安排表。日程安排还要注意时间上紧凑。
日程安排表拟出后可传真给客方征询意见待客方无异议确定以后即可打印。
注意
如涉外谈判则要将日程安排表译成客方文字日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发亦可将其放在客方成员住房的桌上。
主座谈判时东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。
2主座谈判迎送工作
主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。
准确掌握对方抵离的时间主方所有迎送人员都应r