化档案数据库。
根据高校的特点档案信息数据库至少要包括以下内容首先要建立数字化馆藏档案基本目录数据库。根据学校各类档案基本情况通过著录标引建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库即传统手工案卷目录和卷内目录的数字化且能通过计算机检索与编目。其次要建立各类专题数据库。根据学校现代化管理与发展要求建立一系列专题数据库从目录到档案全文内容齐全。最后要建立档案全文数据库。把学校馆藏珍贵的党政档案、声像档案、实物档案以及人事档案等类原件或实物通过扫描或数码相机摄录等方式把档案原件以图形方式存储在计算机并为其编制题名、责任者、关键词等索引建立相应数据库实现档案全文管理。
44加强安全措施建设
档案实行信息化管理具有快捷、优质、高效的特点但也存在安全问题。一方面采用必要的技术手段加以防范。当前各种技术防范手段不断推出升级更新包括加密技术、签署技术、防写措施、网络监控技术和访问权限控制技术等都是有效的手段应该充分综合运用提高安全性。另一方面通过建立完善的安全管理制度加以防范。档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度对每份电子档案均实行“全过程管理”从每一个环节解决信息失真的隐患。
总之信息化建设是学校新时期档案工作的客观需求是档案工作服务创新和管理创新的重要标志。所有档案管理工作者都应以《高等学校档案管理办法》所期望的尽力加快档案管理信息化建设的步伐。
参考文献
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1刘三军易正江浅谈高校档案管理J成才之路200928172王亚敏信息化下的高校档案管理对策研究J中国档案2009550513李思广高校档案管理工作的现状及强化策略J广东教育教研版20093114田园高校档案管理规范化的几点思考J人才资源开发2009102324
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