案中的利用。另外对于在高校是否启动档案的信息化建设信息化建设的速度、规模、广度、深度如何都缺乏明确的思考和规划。
3高校档案信息化建设的原则
高校档案信息化建设是高校信息化建设的组成部分建设过程中要把握以下原则
31全局性原则。档案信息化建设须纳入高校信息化建设整体规划与学校信息化同步发展。
32标准化原则。加强各类标准的制定工作以有效实现信息互通资源共享。
33经济性原则。建设标准要与本单位的具体情况相结合追求投人最小化效益最大化。
34安全性原则。采取必要措施确保信息安全数字档案可靠和内容的真实。
4高校档案信息化建设的建议
41加强基础设施建设
档案信息化建设必须建立在一整套现代化软硬件设备基础上。主要通过三个层次来建设一是学校档案馆范围内的档案局域网式的自动化集成管理面向档案馆内的整理、编目、利用等主要业务工作环节使全馆业务管理在自动化的基础上形成一个整体并向来馆的利用者提供检索和查询等向联机服务。二是通过校园网面向学校各教学、科研、管理和服务部门提供服务用户可在各自办公室甚至住宅、宿舍内的网络工作站上对馆藏档案进行网上利用等服务。三是通过校园网连接互联网开展合作业务实现全球高校档案资源共享。
42完善制度建设
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首先是数字化档案的收集。由于高校校园网建设已达成熟阶段学校各部门均已接通所以数字化文件归档只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后通过校园网再转发一份到档案管理部门即可。其次是数字化档案的保管。由于数字档案载体的特殊性档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器存储保管的重点是保证数字档案的可读性和可利用性。最后是数字化档案的利用。文件制作与档案管理采用同一系统软件在文件制作的工作平台上将文件内容已包含的检索字节如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来再加上档案管理的部分编号如档号等做到文件制作与编制检索工具基本同步。
43建设功能齐全的档案信息数据库
档案信息数据库是一个有组织、系统化的数字大集合目前高校要建设档案信息数据库其信息一方面来源于现有的馆藏档案利用数字化技术将其他形式存储的所有馆藏档案数据信息通过手工著录、扫描等形式转化为数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器中完成现有馆藏档案信息向数字化的转化另一方面通过对电子文件的收集按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案建立相应的数字r