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高校档案信息化建设刍议
作者：韩香兰来源：《河南图书馆学刊》2010年第04期
关键词档案管理信息化高校
摘要本文总结高校档案管理工作目前存在问题分析制约我国高校档案工作信息化的瓶颈以及档案管理应遵循的基本原则提出为加快实现档案管理信息化应采取的措施和建议。
中图分类号G250文献标识码A文章编号10031588201004002202
1当前高校档案管理中存在的问题
11对档案管理重要性认识不够
长期以来人们对档案工作的认识存在误区认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作不是学校的主要工作不能给学校创造经济效益。因此一些学校领导往往容易忽视档案管理工作形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。
12管理力量薄弱、管理手段落后
很多高校档案管理人员没有经过专业的档案知识培训对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职对档案工作精力投入不足。在设备配备上一些学校采取因陋就简、“因地制宜”的原则融办公、阅档、仓库为“一间”硬件设施停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。
13归档文件收集不全档案种类单一档案整理不规范
有些学校由于认识上的偏差不能及时将应该归档的文件收集归档如有些学校的档案只有请示没有批复或者只有批复而没有请示不能反映某一事件的前因后果。还有一些学校只重视文书档案而忽视了科技档案、声像档案和实物档案。此外很多高校档案没有严格按照规范要求对进馆档案进行整理达不到进馆档案的质量标准存在档案保管期限划分不准确卷内目录填写简单装订不整齐检索工具不完善等问题。
2制约档案管理信息化的瓶颈
21缺乏统一的标准规范
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虽然也有一些标准出台但不能满足档案信息化快速、有序发展的需要。比如高校档案网站信息系统设计和应用的标准高校档案馆藏数字化标准高校档案数据库与地方档案馆数据资源库互联的工作标准等都亟待规范。
22技术保障不够明确
电子文件信息的安全、保密问题维护电子文件原始性、真实性问题电子签名的认定问题等都需要严格的技术保障需要法律、法规的支持。
23认识与机制不够到位
对于高校档案信息化建设问题各级领导包括档案工作人员的认识是参差不齐的有些人片面地认为高校档案的信息化就是档案库房纸质文件的数字化就是计算机技术在档r