制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。■★第六条档号编定1件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺案序编列档号。2案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。■★第七条归档与档案清理1档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实归际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。■★第八条保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1永久保存：1公司章程；2股东名簿；3组织规程及办事细则；4董事会及股东会纪录；5财务报表；
f6政府机关核准文件；7不动产所有权状及其他债权凭证；8工程设计图；9其他经核定须永久保存的文书。210年保存：1预算、决算书类；2会计凭证；3事业计划资料；4其他经核定须保存10年的文书。35年保存：1期满或解除之合约；2其他经核定保存5年的文书。41年保存：结案后无长期保存必要者。5规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。■★第九条档卷清理1档人员应随时拂拭档案架，管维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收发文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。■★第十条调卷程序1部门经办人员因业务需要需调阅档案时，各应填具“调卷单”经其部门主管科长以上核准后持向管档人员调阅。2管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整r