印章管理制度
为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性,维护公司利益,特制订本管理制度。
一、印章的刻制和启用
(1)印章的刻制印章刻制必须根据公司的需要和五方同意,方可刻制。(2)印章的启用新印章启用前要做好登记,注明启用日期,以便备查。
二、印章的保管、交接和停用
1、公司各类印章必须有专人保管(1)公司公章、合同专用公章由指定专人保管,财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管,各部门印章由各部门指定专人专柜保管。(2)印章保管须有记录,注明公章名称、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。(3)严禁将公司印章带出公司使用。若因工作需要,确需将印章带出使用的,要五人同意,印章外出期间,使用人只可将印章用于申请业务上,严禁在与公司业务需要以外的担保文件上加盖公司各类印章,并对印章的使用后果承担一切责任。(4)印章保管人因事离岗时,须由五方指定人员暂时代管,以免贻误工作。(5)印章保管必须安全可靠,加锁保存,不可私自委托他人代管。(6)印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。2、印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。3、有下列情况,相关印章须停用:(1)公司名称变动;(2)印章使用损坏;(3)印章遗失或被窃,声明作废。(4)印章停用时销毁,建立印章存档、销毁的登记档案。
三、印章使用
1、使用范围如下:(1)凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章;(2)凡属合同类的用合同专用章;(3)凡属财务会计业务的用财务专用章。2、使用程序
f(1)公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经四人同意后方可用印,同时需每一次用印必须存档一份备案,由五人监督,否则造成损失由当事人承担。(2)印章使用必须建立用章登记制度,严格手续,不符合规定的和不经五人同意的合同等,印章管理人有权拒印。(3)严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时,须经五人同意方可;待工作结束后,必须及时汇报用印空白文件的使用情况,未使用的必须立即收回作废。
四、银行印鉴章管理
1、印鉴章保管要求(1)一般情况,会计、出纳各保管一枚印鉴章。(2)上班时间,印鉴章必须放在带锁的抽屉中,休息或离开位置时必须上锁;下班时印鉴章必须放入柜,不得随意摆放。2、印鉴章带离财务部门,必须进行说明,同r